Päivitystä yhtiökokoustilanteeseen – väliaikaiset lakimuutokset sekä hybridistrategian vaikutukset

Suomen hallitus tiedotti 4.5.2020, että se on tehnyt päätöksen siirtyä koronavirusepidemian torjunnassa hybridistrategiavaiheeseen. Tämä tarkoittaa muun ohella, että tällä hetkellä voimassa olevia kokoontumisrajoituksia aletaan purkaa asteittain.

Olemme aiemmissa artikkeleissamme käsitelleet koronaviruksen vaikutuksia osake- ja asunto-osakeyhtiöiden yhtiökokousten järjestämiseen ensimmäisen kerran maaliskuussa, kun ensimmäiset laajat kokoontumisrajoitukset astuivat voimaan, sekä uudelleen huhtikuussa, kun hallitus antoi lakiesityksen määräaikaisesta laista yhtiökokousten siirtämiseksi. Nyt on jälleen paikallaan tehdä tilannepäivitys tiedossa olevien muutosten vaikutuksista yhtiökokouksiin.

Yhtiökokousten järjestämistä koskeva väliaikainen laki (290/2020) mahdollistaa yhtiökokousten siirtämisen syksyyn. Laki astui voimaan 1.5.2020. Jos osakeyhtiön tai asunto-osakeyhtiön tilikausi on päättynyt aikaisintaan 30.9.2019 ja viimeistään 31.3.2020, yhtiö voi pitää yhtiökokouksen syyskuun 2020 loppuun mennessä. Sama mahdollisuus koskee myös osuuskuntia ja yhdistyksiä sekä eräitä muita yhteisömuotoja.

Väliaikainen laki mahdollistaa myös pörssiyhtiön yhtiökokouksen pitämisen kokonaan etäkokouksena. Lisäksi pörssiyhtiön hallitus voi määrätä, että osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen ainoastaan valitsemansa asiamiehen välityksellä. Yhtiön hallitus voi myös nimetä yhtiökokoukseen osakkeenomistajien käytettäväksi yhtiön lähipiiriin kuulumattomia asiamiehiä. Asiamiesten osalta väliaikainen laki vastaa pitkälti sitä yhtiökäytäntöä, joka ehti jo muodostua tänä keväänä kokouksia pitäneiden pörssiyhtiöiden toimesta.

Vaikka osakeyhtiöiden ja asunto-osakeyhtiöiden yhtiökokoukset voidaan väliaikaisen lain puitteissa siirtää syksyyn, kaikille yhtiöille tämä ei ole tarkoituksenmukaista. Esimerkiksi asunto-osakeyhtiöissä voi olla tulossa tärkeitä korjaushankkeita, joista olisi tehtävä yhtiökokouksen päätös mahdollisimman pian. Kokoontumisrajoitusten lievennykset voivat käytännössä auttaa varsinkin tällaisia yhtiöitä.

Koronavirusepidemian torjunnan ns. hybridistrategia tarkoittaa käytännössä sitä, että tiukimpia kokoontumisrajoituksia aletaan purkaa asteittain. Kesäkuun alusta lähtien kokoontumisrajoitusten henkilöraja nousee kymmenestä henkilöstä 50 henkeen. Tämä mahdollistaa yhtiökokousten järjestämisen useimmissa pienissä ja keskisuurissa yhtiöissä lähes normaaliin tapaan. Käytännössä yhtiökokous voidaan pitää, kunhan huolehditaan edelleen voimassaolevien turvaetäisyyksiin liittyvien ohjeiden noudattamisesta: yhtiökokoukset tulee järjestää riittävän suuressa tilassa ja lähikontakteja tulee edelleen välttää.

Useimmissa tapauksissa fyysisen kokouksen ja etäkokouksen yhdistelmä on jatkossa varmasti toimivin vaihtoehto. Tällöin kun yhtiökokous pidetään, kokous järjestetään riittävän suuressa kokoustilassa huolehtien turvaetäisyyksistä ja hyvästä käsihygieniasta. Lisäksi halukkaille osakkeenomistajille tarjotaan mahdollisuus seurata yhtiökokousta etäyhteyden avulla ja tarvittaessa valtuuttaa asiamies edustamaan itseään kokouksessa.

Asianajotoimisto Applexin asiantuntijat ovat tänä keväänä avustaneet useaa yksityistä ja julkista yhtiötä yhtiökokouksiin liittyvissä kysymyksissä sekä kokousten vetämisessä puheenjohtajan ja sihteerin rooleissa. Autamme mielellämme yritystäsi suunnittelemaan ja toteuttamaan teille sopivat kokousjärjestelyt. Ota yhteyttä niin keskustellaan lisää.