Listayhtiöiden mahdollisuutta järjestää yhtiökokoukset kokonaan etänä jatketaan – kokousten määräajoista ei voi enää poiketa

Koronatilanne toi keväällä haasteita yhtiökokousten käytännön järjestelyihin. Yllättävässä tilanteessa auttoi sekä nopeasti muotoutunut listayhtiöiden yhtiökokouksia koskenut yhtiökäytäntö että väliaikainen laki, joka mahdollisti kokousten siirtämisen ja julkisten yhtiöiden osalta kokousten järjestämisen kokonaan etänä.

Oikeusministeriö selvitti kevään ja kesän kokouskäytäntöjä ja totesi yhteenvetonaan listayhtiöiden kokousten osalta, että lähes 67 % listayhtiöistä piti yhtiökokouksensa osakeyhtiölain mukaisesti poikkeusjärjestelyin ja 16 % hyödynsi keväällä ja kesällä voimassa olleen väliaikaisen lain menettelyitä. Näyttäisi siis siltä, että osakeyhtiölaki taipui sellaisenaankin hyvin poikkeusolojen vaatimuksiin.

Väliaikainen laki saa nyt jatkoa uudella määräaikaisella lailla, jonka on tarkoitus astua voimaan 1.10.2020. Laki olisi voimassa 30.6.2021 saakka. Tavoitteena on koronaviruksen leviämisen hidastaminen ja kokousten järjestämisen turvaaminen ennakoitavalla tavalla siten, että yrityksillä ja yhteisöillä on mahdollisuus suunnitella toimintaansa ja kokouksiaan terveydensuojeluvaatimukset huomioiden. Väliaikaisen lain soveltamisajan jatkamisella tavoitellaan myös etäosallistumisen ja asiamiehen käyttöä helpottavan pysyvän lainsäädännön valmistelua.

Seuraavalla yhtiökokouskaudella listayhtiöt voivat edelleen järjestää kokouksensa kokonaan etäosallistumiseen perustuen. Lisäksi osuuskunnat, yhdistykset ja eräät rahoitusalan yritykset voivat sallia etäosallistumisen ja asiamiehen käytön kesäkuun 2021 loppuun mennessä järjestettävissä yhteisöjen lain mukaisissa kokouksissa.

Sen sijaan kokousten määräaikoihin ei ole enää tulossa poikkeuksia. Näin ollen 31.3.2020 päättyneen tilikauden jälkeen kokous on pidettävä normaalien määräaikojen puitteissa. Osakeyhtiöiden ja asunto-osakeyhtiöiden osalta tämä tarkoittaa, että varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Yksityisten osakeyhtiöiden ja asunto-osakeyhtiöiden osalta on myös hyvä muistaa, että väliaikainenkaan laki ei mahdollistanut yhtiökokousten järjestämistä kokonaan etänä. Vaikka etäosallistuminen voidaan järjestää ja etä-äänestäminen sallia, yksityisen osakeyhtiön ja asunto-osakeyhtiön yhtiökokouksella on aina oltava fyysinen kokouspaikka yhtiön kotipaikassa tai muualla yhtiöjärjestyksen määräämällä paikkakunnalla.

Koronavirusepidemian kehitystä ja vaikutusta yhteisöjen kokousten järjestämiseen jatkossa on haastava arvioida, mutta kevään 2020 kaltaisiin oloihin on syytä varautua ja ennakoida toisaalta myös jo keväällä 2021 järjestettävien kokousten aikaisia olosuhteita. Ennakointi onnistunee parhaiten sallimalla erilaisia valtuutus- ja etäosallistumisjärjestelyjä, sekä tilanteen mukaan yhdistämällä fyysinen kokous ja etäkokous.